2022/05/23 [ 立邦分享40 ] 工作授權

在工作上，我們經常會看到作為上司的A，授權其下屬B去做某些事宜。管理學上，亦大力鼓吹「充分授權」的舉措。
 
「授權」(Delegation) 的定義是，把某些特定任務的責任，從某人轉移給另一人。A單純地把某些工作/責任，轉交給B代為處理/承擔，只是「授權」的上半部份，因為這項重要的管理技巧，還要有更關鍵的環節，去把它完整地支撐及發揮所長，下文將更詳盡闡釋。
 
從個人而言，授權人可通過被授權人的幫助，舒緩過大的工作量及不當壓力，讓自身的時間，被妥善地釋放出來，去做更高層次或更重要的事宜。對於部屬或整個組織，亦可提供更充裕的學習及成長機會。事與願違，在很多組織之中，正確的「授權」，仍不見普及，以下是一些可能的成因 :
 

1. 永遠以為自己是最厲害的人，又或低估部屬的能力；
2. 對於下屬欠缺信心或信任；
3. 認為自己去做，比重新教會下屬去做會更快；
4. 想獨享/保存某些工作知識，又或不想給部屬表現的機會；
5. 恐怕一旦授權後，對某些事失去控制或權力，甚至職位不保；
6. 不想加重別人的工作負擔。

 
 
要把「授權」做到成功，要注意以下要訣:
 

1. 把對的事，授權給對的人 : 先列出一份完整的工作清單，逐一檢視及標示那些是「非自己做不可」及「非常重要」的事項，其餘的構成「可授權事項清單」。然後在可選擇的人選中，按他們的經驗、知識、技巧、意願、獨立性等等，選擇合適的被授權人選，亦要評估當事人藉此機會，可得到那些方面的成長及發展的機會。進行授權前，亦要考量被授權人現在及將來的工作負荷，並盡量把授權的多寡及頻率，在同仁們中作出較公平及有效率的分配，讓屬下得到不同的歷練機會。

 

2. 提供資源，釐清權責 : 授權人與被授權人相比，因處事經驗有異，開始時，前者比後者優勝。授權人應像球隊教練，竭力為被授權人提供足夠的資源，特定的指導、培訓及支援等，從而收窄達標的「缺口」。為完成指定任務，需給予被授權人對應權力；下放權力後，要尊重部屬的職權，不宜突然插手或公開反對他們的決定，這樣會令他們失去威信及自信。容許下屬犯一些錯誤，能讓團隊在失敗中求進，途中可能找到全新點子或做法。權力與責任並存，無論如何，授權人的最終責任，不會因為授權而轉駕給別人，他/她仍是要負起最終的責任。

  

3. 事先闡明授權內容及期望 : 向部屬進行賦權時，要說明授權的具體內容、界限、責任及權限等，避免不必要的誤會，包括跨界或越權行為。同樣重要的是，向被授權人事先闡明你期盼些什麼，又或有那些具體要完成的目標，並將以何種KPI等指標去量度其成果，完成期限是什麼等等。這樣才能讓被授權人有所依，積極籌劃應有的部署方略及行動計劃。「授權」無分大小事，對於一些初次被授權的人，可以幫助他們建立自信，逐步營造他們在組織內應有的責任感及參與度。

 

4. 定期溝通，適度關注 : 授權後，不是放任不管，授權人要定期監督及審核進度，但要適可而止。某些主管授權後卻不放心，對下屬步步緊盯問東問西，令員工感到不被信任，不勝其擾；這樣對雙方比沒有賦權更糟透。亦有一些被授權的下屬，事無大小兩日三朝向上請示，又或乾脆每事都推給上司做決定。應對方法是，與授權人訂定匯報的渠道及頻率，提供定期互動及支援機會，亦藉此掌握事宜發展的進度。會面時，上級可多問啟發性問題，又或先反問對方:「你又認為如何?」重點是請他/她說出自己的想法，補足不周詳處，提供參考意見為主。

 

5. 授權前後，展示誠意 : 由於不是每位員工，都適合被授權，對於被選上的下屬，等於是上級對他們工作能力的某種肯定，並藉此提供員工培訓，甚至是將來進升的大好機會。在進行授權時，可適度地向被授權人，明言或暗示上述事宜，讓他們被激勵下，發揮潛能，鞠躬盡瘁為未來職涯拼搏。授權任務完成後，不論結果好壞，要親自感謝下屬的全力以赴，若得到好的成果，更要公開稱讚。事後與員工討論是次的表現時，可請他/她自述是次過程中的最大挑戰及體會等；檢討改進時，給予建設性意見，為下一次同類授權任務，提供具體的指引。