2021/09/20 [ 立邦分享25 ] 時間管理

作家古利博(Guillebeau)說過 :「最佳的開始時間在去年，沒做到的話，今天仍可。」作家埃斯特林(Estrin)說過 :「我們花費時間的方式，決定了我們是誰。」
 
一天裡擁有的時間，每人都是24小時，但運用起來，卻是高下立見。做好「時間管理」，可提高工作效率，提升生產力，減低工作壓力，提高工作滿足感，為成功事業創造基礎；亦可騰出時間，做自己喜愛的事，達致工作與生活平衡。既然「時間管理」具有這麼多好處，本文集中討論如何把它做好 ?
 

1. 待辦清單

開始時，把要完成的任務及事宜，列出一張清單，然後按緩急輕重逐一編入每日/ 每周/ 每月的「待辦清單」。以「每日待辦清單」為例，最好是離開辦公室前，把明天要處理的事宜列出。「每周待辦清單」，最好在周日時準備，讓休閒中的腦袋，處於準備重新衝刺的狀態，清晰掌握下周的每項工作任務。
 

2. 訂定目標、時間分配

訂定工作目標時，可採用SMART原則 (明確、可衡量、可達成、相關、有時限)。妥善地運用80/20原則去分配每項工作的耗時，因為很多事只要投入20%的時間，可得到80%的效果；但當投入80%時間，卻只有20%成效。要為每項工作，定出合理的耗時目標，並不必追求事事完美。再者，要做「時間審計」，查看計劃與實際消耗時間的差異及原因，往往會發現低估所需的總時間，又或發生意料之外的情況，依此修訂，下次會更精準。 
 

3. 緩急輕重矩陣圖

把要處理的事宜，按「重要性」與「緊急性」程度，置於以下矩陣圖內，從而決定優先順序 (先處理1，然後2及3，最後到4) 和 處理方法(見綠色字)。人們做事的「拖延症」多來自於惰性、恐懼、不想離開舒適區等因素。俗語有所謂「萬事起頭難」，面對龐大又複雜的事情，可嘗試先以一小步或一小塊去開始。

 

4. 專注力、生理時鐘

每次只集中精力做好一件事，不要嘗試同時做多件事，因為這樣的工作效率反而會變低。了解自己的生理時鐘 (晨型人與夜貓子大不同)，找出頭腦表現最佳的「黃金時間」，用於處理難度最高或需要高度專注的工作。一般情況下，人腦表現及專注力的循環，由最高點轉至最低點，大概是90分鐘，因此，最好把8小時的工時，分割成4-5個時段，然後把工作恰當地填入。再者，整潔的工作環境與桌面，利便的檔案存取系統，也能提升工作效率。 
 

5. 提防時間小偷

嘗試專注工作時，卻往往被突如其來的上司、下屬、甚至是客戶或供應商的到訪、來電、短信或電郵干擾，令你分心及不斷地被打斷思考或工作，因此，所耗的時間比原預計的拉長好幾倍。解決方法是，事前盡量預告對方那個時段，你較想集中處理一些要務，這段時間「請勿打擾」，電話、手機、社交媒體APP，都可輕易預設，即使是在實體辦公室，也可放置紙牌，禮貌地告知對方你正在專注中，稍後再聯絡他們。電子郵件或即時通訊軟件，也可以批量集中一段時間(例如: 每隔30-45分鐘)處理，而不是每次馬上回覆；除非特急情況，另作別論。亦可與對方達成默契，非常急的事，可致電你手機。時間管理高手，遵從嚴格的規律，並會毫無顧忌地對時間小偷說「不」。 
 

6. 借助外援

我們不可能，亦不必要「事事親力親為」，因為這樣令自己白白辛苦一場，同仁亦得不到應有的歷練機會，因此，如上述提到的「緩急輕重矩陣圖」之不重要但緊急的事宜，大可請下屬幫忙處理。遇到難題時，假若組織內沒有合適的同仁，亦可嘗試向外援(親戚、朋友、朋友的朋友、相關領域的專家)咨詢，總比獨自苦惱惆悵強，因為隨著時間消逝，問題可能由不緊急變成緊急，又或轉為嚴重。最重要的是，通過互動，可能找到更有創意的解決方法。 


大部份追著時間走的人，可謂是「時間奴隸」，如何反客為主，變回「時間主人」，取決於我們的信念及習慣。其實，時間管理 = 自我管理，開始了解多些時間管理技巧，持續運用和練習，勇於接受挑戰和進行改變，明天一定會更好。